Recepcionista encargado de sucursal

Descripción

Lofwork ha inaugurado una nueva oficina en la ciudad de Concepción. En este contexto, nos encontramos en la búsqueda de una persona proactiva, atenta y responsable que asuma el rol fundamental de Recepcionista.

El perfil requerido deberá gestionar la atención integral a nuestros clientes, manejar la documentación administrativa de manera eficiente y ser la encargada de mantener el orden y la operatividad general de la oficina.

Deberes y Responsabilidades del Puesto de Recepcionista

Las funciones del cargo se centrarán en la gestión integral de la atención al cliente, el soporte operativo y el mantenimiento del orden administrativo, agrupadas de la siguiente manera:

1. Gestión de la Atención y la Comunicación
Recepción y Soporte a Clientes y Visitantes: Gestionar la recepción, registro y atención presencial de clientes, visitantes, posibles clientes interesados en el servicio, y entidades fiscalizadoras. Atender y canalizar las llamadas telefónicas de clientes, sus propios clientes y terceros, derivando solicitudes a las áreas correspondientes.
Servicio al Cliente y Cobranza: Ejecutar el proceso de cobro por el arriendo de oficinas por hora. Colaborar con el servicio de té, café o agua para quienes visiten la oficina y/o utilicen las salas de reunión.
2. Manejo y Notificación de Documentación
Administración de Correspondencia y Documentos: Recibir, resguardar y organizar la correspondencia, paquetería y citaciones dirigidas a los clientes. Entregar oportunamente documentos y correspondencia a los clientes o a personas debidamente autorizadas. Notificar a los clientes sobre la recepción de su correspondencia, citaciones u otras gestiones relevantes (ej. personas que los buscaban). Realizar la gestión general de documentos del área.
3. Logística Operacional y Mantenimiento
Soporte Logístico y Administrativo: Encargarse de solicitar y gestionar pedidos de insumos y materiales para la oficina a través de las plataformas designadas. Manejar la computación con un nivel Intermedio de Office para las tareas administrativas.
Cuidado del Entorno de Trabajo: Ser la responsable del manejo del orden y la ornamentación de la oficina, incluyendo la supervisión del mantenimiento de limpieza y la decoración en fechas festivas. Realizar, en casos específicos, recorridos guiados por las oficinas para clientes interesados.

Requisitos:
- Manejo intermedio de microsoft office y de equipos computacionales.
- Al menos 2 años de experiencia en cargos de secretaría y recepción.
- Vivir en Concepción.

Beneficios