Asistente Administrativo Integral

Descripción

Asistente Administrativo Integral

Responsabilidades del puesto:

I. Apoyo en asuntos administrativos integrales:

1. Gestión administrativa de oficina: Asistir en la compra de suministros de oficina y otros materiales según las indicaciones del superior directo, incluyendo la organización de actividades, preparación de materiales y acondicionamiento de espacios, garantizando el buen funcionamiento de las operaciones administrativas de la oficina y de la empresa.
2. Asistencia en viajes dentro de Chile: Apoyar en la tramitación de permisos y visados para viajes nacionales o internacionales, realizar reservas de pasajes aéreos y hoteles según los requerimientos del viaje, y asistir en la planificación del itinerario.
3. Gestión de reembolsos: Colaborar en la recolección, organización y revisión de los comprobantes de gastos, y asistir en la tramitación de los reembolsos conforme a los procedimientos y políticas financieras de la empresa.
4. Atención a visitas: Apoyar en la recepción de visitantes y nuevos empleados, incluyendo la coordinación de traslados y asistencia en la organización de las actividades relacionadas.
5. *Otras tareas administrativas asignadas:* Brindar apoyo al superior directo en cualquier otra gestión o asunto administrativo que se requiera.

II. Ejecución de tareas administrativas cotidianas y de recepción:

1. Elaborar planes de recepción según las necesidades, incluyendo la disposición de salas de reuniones, pruebas de equipos (como sonido o proyección), preparación de materiales, coordinación de alojamiento y alimentación, y recopilación de información. Coordinar con proveedores (hoteles, transporte, servicios de catering, etc.) para asegurar la calidad del servicio y el control de costos. Verificar previamente el estado de las salas de reuniones, asegurando la limpieza, el correcto funcionamiento de los equipos, la disposición de los asientos y la colocación de señalizaciones.
2. Coordinar y organizar reuniones departamentales, brindar apoyo logístico, registrar el contenido y redactar las actas o minutas correspondientes.
3. Apoyar al superior directo en la ejecución y atención de reuniones y eventos, encargándose de la recepción, registro de participantes, orientación, protocolo y servicio durante el evento (agua, refrigerios, distribución de documentos, etc.). Mantener el orden del lugar y asistir en la resolución de imprevistos (como fallas técnicas o cambios en el programa), garantizando el desarrollo fluido de las actividades.

Requisitos del puesto:

1. Título universitario o técnico superior.
2. Capacidad de coordinación: Conocimientos en relaciones públicas y protocolo, excelente habilidad de comunicación y coordinación, con capacidad para organizar eficazmente tareas y actividades de recepción.
3. Eficiencia laboral: Alta eficiencia y orden en el trabajo, capacidad de adaptación y trabajo en equipo.
4. Otras competencias: Buena capacidad de planificación y ejecución, alto sentido de responsabilidad y actitud proactiva. Dominio de herramientas ofimáticas (Word, PowerPoint, Excel) y habilidad redaccional.
5. Buena presencia, trato cordial y excelentes habilidades de comunicación e interrelación.
6. En el caso de candidatos con experiencia altamente relevante, se podrán flexibilizar algunos requisitos.
7. Poseer licencia de conducir.